Organizar La Oficina: Factor Clave Para El Éxito De Nuestro Negocio

El orden de la oficina es un factor clave para aumentar la  productividad en las labores que han de desempeñarse a diario y por ende indispensable para alcanzare el éxito en nuestro negocio. A continuación veremos porque es importante la organización en la oficina, como podemos hacerlo y cuáles son los beneficios que podemos obtener.

 

La falta de organización es un problema al que se enfrentan muchos emprendedores cuando se disponen a iniciar sus negocios  y uno de  los tantos aspectos en donde se ve reflejado es  en el desorden de la oficina, algunos se justifican en el hecho de que sus actividades diarias son tan extenuantes y no tienen tiempo para organizarla y dejan documentos importantes regados por toda la oficina sin orden alguno.

Lo cierto es que el desorden en nuestro lugar de trabajo genera pérdida de tiempo y productividad, la oficina es el lugar en donde a diario desempañamos importantes actividades laborales y en donde tomamos decisiones trascendentales para sacar adelante nuestro negocio.

Pero a veces, nuestro trabajo se ve interrumpido por el propio desorden, provocado por tantos pendientes, avisos notas y documentos impresos que suelen aterrizar en nuestra mesa de trabajo.

Ya sea que se trate de una oficina hogareña o de una oficina en un edificio fuera de casa, siempre debemos  procurar el orden. Tener el escritorio inundado  de papeles nos impedirá concentrarnos y lo que es peor: nos  tomará mucho  tiempo cada vez que queramos hallar un documento o una simple anotación, que se haya colado sin quererlo entre esa montaña de papeles y elementos que tienes en la zona de trabajo.

¿Porque es importante organizar nuestra oficina?

La razón más importante por la que es necesario el orden en  nuestra oficina es porque de ello depende en gran medida  nuestra productividad. La productividad dentro de la oficina implica la generación de eficiencia y de servicios de excelencia a nuestros clientes quienes son la razón de ser de nuestra empresa.

Muchos negocios tienen bajos niveles de productividad fundamentalmente por razones de orden y organización de documentos que generan grandes dificultades en el desarrollo de las actividades y procesos.

¿Como podemos organizar?

En primer lugar antes de proceder a organizar es importante limpiar nuestro lugar de trabajo, luego debemos ordenar todos sus elementos, descartando lo que ya no utilicemos, archivando los papeles importantes que no deben de ser descartados, y dividiendo los papeles y documentos restantes entre pendientes y activos.

ordenarTambién debemos hacer ésta tarea con los elementos de uso diario, como lápices y lapiceros, reglas, rotuladores, grapadoras y demás accesorios.

A continuación veremos 5 sencillos pasos para organizar la oficina e incrementar la productividad de nuestro negocio.

  1. Separar: Es necesario clasificar  los objetos de la oficina  en dos categorías: lo que usa y lo que no usa, para determinar y tener sólo  aquellos que sean necesarios y así evitaremos saturarnos de elementos innecesarios que obstaculicen nuestras labores.
  2. Ordenar: luego del primer paso debemos de disponer en forma organizada todos los elementos que quedan después de separar. Los otros elementos deben almacenarse o archivarse en un lugar donde pueda ubicar los elementos fácilmente.
  3. Limpiar: debemos mantener una limpieza constante de nuestro entorno de trabajo, incluidas las máquinas, escritorios, mesas  y herramientas, lo mismo que pisos, paredes y otras áreas del lugar de trabajo.
  4. Sistematizar: este paso permite que los procesos ya realizados se conviertan en rutinas para adaptarlos a la cultura organizacional de la empresa. Orden, limpieza, consulta, prevención y contar con todos los elementos (como el vestuario).
  5. Estandarizar: adquirir una autodisciplina y un compromiso consigo mismo y su trabajo para los 5 pasos mediante el establecimiento de estándares que se conviertan en formas de generar mayor productividad y calidad.

El Beneficio de ser organizados

Mantener la oficina en orden no es sólo conveniente, sino que es además, una manera de ser más productivos tal y como se mencionó anteriormente, esto debido a que Los ambientes ordenados nos motivan a realizar nuestras labores, alivian nuestras presiones, y minimizan la sensación de incomodidad general.

También, el orden propicia la libre circulación de energías productivas y creativas, indispensables para el buen cumplimiento de nuestras labores y así alcanzar el éxito en nuestro negocio.

Definitivamente el orden y organización de nuestra oficina es un factor clave para alcanzar el éxito en los negocios ya que incrementa nuestra productividad y eficiencia. ¿Qué estás haciendo para organizar tu oficina? Compártelo con nosotros y no te olvides de compartir esta información.

 

 

2 Comments

  1. ana loera abril 26, 2015
  2. genoveva septiembre 8, 2015

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